Подготовка начинается с составления плана исходя из сформулированных целей. Примерная структура плана приведена ниже.
Подготовка к выставке подразумевает нелегкий выбор: строить самим или арендовать выставочное оборудование. Если вы собираетесь участвовать в постоянно, то имейте в виду, что выгоднее один раз купить, чем три раза арендовать. И потом, купленное оборудование эффективнее позволит реализовать вашу индивидуальность. Покупка перед подготовкой к выставке данного оборудования возможна и у нас.
В настоящее время в подготовке к выставке для строительства стендов в основном используется оборудование фирмы CONSTA, OCTANORM, MAXIMA, JOKER или его аналоги, для мебели используется профиль TATI, ALPOK, можно использовать и экономный вариант, покупая мебель в магазине IKEA, а также их мыслимые и немыслимые вариации.
Заказывая оборудование, перед подготовкой, учтите следующее:
Модульный принцип лежит в основе любого оборудования. Подумайте перед началом сразу о доработках конструкции, если на будущий год вам предоставят меньшую (большую) площадь, открытую с меньшего (большего) количества сторон. Не забудьте перед подготовкой к выставке про удобство работы ваших сотрудников на стенде. Им необходимо переодеться, перекусить (питание на выставке очень дорогое, позаботьтесь о нем заранее). Подумайте перед подготовкой к выставке, где вы будете вести переговоры.
Самый неэффективный цвет это белый. Белая ворона теряет свои преимущества среди стаи белых. Черный доминирующий цвет смотрится очень выигрышно на фоне весьма однообразных белых собратьев.
Позаботьтесь во время подготовки о таре. Та же конструктор требует ящиков с войлочными прокладками, с удобными для переноски ручками; мебель, плакаты, экспонаты требуют самого бережного обращения.
Если за стенд вы спокойны после подготовки к выставке, обратите свой взор к следующей по значимости проблеме, коей является, на наш взгляд, полиграфия. Помимо зрительных впечатлений, посетитель ("устроены так люди") имеет право на документальное свидетельство о посещении вашего стенда. Это может быть листовка, заранее заказанная во время подготовки к выставке, для обывателя, каталог продукции для сведущего заинтересованного профессионала, дорогая ручка или другой сувенир для партнера по бизнесу.
За одну неделю такие вещи не делаются. Они, как ничто другое, работают на вас: отражают концепцию вашего участия, преподносят новый товар, информируют о скидке, подтверждают вашу стабильность. К полиграфии также относятся визитки сотрудников; плакаты, которые вы повесите на стены, наклейки на фриз и т.д.
Хорошим тоном после подготовки к выставке считается оповестить ваших партнеров, отпечатав приглашение заранее, с указанием сроков проведения выставки, номеров павильона и вашего стенда, а также часов работы.
Если остался месяц, а у вас еще даже не заказана полиграфическая продукция и не определено место в павильоне, то от участия лучше отказаться, даже если вам предлагают площадь по демпинговым ценам.
Строительство стенда, после тщательной подготовки к выставке
Обычно строительство начинается за несколько дней до открытия выставки и является конечным пунктом в подготовке к выставке. Если вы доверили строительство стенда выставочной конторе, то все, что вам нужно, это появиться накануне окончания подготовки стенда, проверить соответствие оборудования заказанному и проконтролировать устранение недостатков. Если вы строите стенд сами, то здесь вам нужен четко продуманный сценарий. Ведь если вы не успеваете (не рассчитали свои силы, сэкономили на рабочей силе, не успели растаможить и т.д.), то работа в ночное время за день до открытия может вам стоить до $150 в час ("Экспоцентр" на Красной Пресне).
Побеспокойтесь заранее во время подготовки к выставке о пропусках на монтажников и на автотранспорт.
Наверняка вам потребуется тележка для перевозки грузов, а аренда ROCLA может вам обойтись в $10 за одну (!) поездку.
БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ ВО ВРЕМЯ ПОДГОТОВКИ К ВЫСТАВКЕ:
Внимательно во время подготовки к выставке отнеситесь к предоставляемым оргкомитетом услугам. Если вы заплатили за подключение воды $250, за день до открытия выставки вас могут "приятно" удивить, что это всего лишь прокладка трубы к стенду и теперь вам предстоит выложить $900 за модуль "Kitchen-unit" (сама раковина). Никакие увещевания, что "в магазине элитной итальянской сантехники вы давеча видели дешевле", не возымеют действия.
Аренда телефона на выставке может обойтись после подготовки к выставке дороже взятого напрокат сотового, а без телефона на выставке как без рук - вы фактически теряете связь с внешним миром. Правда, как участник, вы можете попросить воспользоваться телефоном, установленным на стенде дирекции.
Подготовка начинается с составления плана исходя из сформулированных целей. Примерная структура плана приведена ниже.
